Lean Administration: Wir beraten, qualifizieren und setzen um! Mehr Effizienz in der Verwaltung

Mehr Effizienz und Transparenz in der Verwaltung

Lean Management in der Verwaltung | Schlanke Verwaltung | Lean Office

Lean Management in der Verwaltung / Administration nutzen

Bereits im Jahr 1994 haben wir für einen internationalen Elektronikkonzern folgende Elemente erfolgreich im Senior Management nutzen können:

  • Verzahnung der Vision, Mission, Werte, Leitbild mit einer operativen Balanced Scorecard (BSC)
  • Visuelles Management mit BSC und den zugeordneten KPIs/Messgrößen
  • Nutzung der EFQM-Systematik zur regelmäßigen Bewertung der internen Prozesse, Prozessorientierung als Grundlage der Ergebnisverbesserung
  • Umsetzung von KVP / Kaizen / Aktionsplänen
  • Entwicklung der vor-Ort Technik-Teams zu Kleinunternehmern
  • Entwicklung von wertsteigernden Dienstleistungen (business-centred services)
  • Regelbesprechung im Vertrieb zur drastischen Umsatzsteigerung und der Erreichung einer zweistelligen Umsatzrendite.

Es verblüfft im Jahr 2016 teilweise sehr, mit o.g. Erfahrung seit 1994, was heute als innovatives "Lean Management" im Bereich der Verwaltung oder "Lean Office" vermarktet und angeboten wird:

  • 5S im Büro, 5S Office - gut macht auch in Büros / EDV Sinn
  • KVP / PDCA in der Verwaltung - Grundlagen müssen sein
  • Prozessanalyse und Prozessoptimierung; gut nun mit etwas komplizierteren Modulen und Berechnungen (Value Stream Administration)
  • Kennzahlen, Messgrößen, KPIs - ist dies wirklich neu?
  • TPM im Büro - nun ja mit gutem Willen auch das...
  • Heijunka - oops, jetzt wird's aber exotisch und ganz schön kompliziert

Ist dies schon alles? Dann sind / waren wir ja schon lange richtig "lean"...

Typischer Fehler 1:

In unserer Einschätzung werden sehr häufig die Lean Manufacturing Methoden / Beste Praktiken und Schwerpunkte der Produktion 1:1 auf das Büro übertragen und es verwundert, warum dies nicht so richtig ankommt, keine Ergebnisse abliefert, geschweige denn dauerhaft im Tagesgeschäft funktioniert.

Typischer Fehler 2:

Vielen verfügbaren "Lean Consultants" ist die nachhaltige Umsetzung und messbar erfolgreiche Umsetzung von Lean Management in der Produktion nicht gelungen; aber "neues Spiel - neues Glück"; dann wird es ja jetzt in der Verwaltung / Administration funktionieren...

Typischer Fehler 3:

Der Veränderungswiderstand in der Verwaltung ist doch für einige sehr überraschend; denn wer will schon Transparenz und Standards in der Verwaltung? Marketingabteilung und Standards / standardisiertes Arbeiten - wie soll das denn bitte funktionieren?

Lean Administration - Professionelle Beratung und Unterstützung von Fachleuten, die wissen wie es geht

Genau hier können wir unterstützen: Tiefe Expertise für richtiges Lean Management in der Verwaltung plus Change Management

  1. Wir wissen, wie Dienstleistungsunternehmen / Engineeringbereiche funktionieren und was bereits in KVP/TQM/ISO/BSC/etc. gemacht wurde.
  2. Wir haben den kompletten Fundus an Lean Administration komplett neu auf die Anforderungen der Verwaltung ausgerichtet und angepasst spezielle Lean Administration Beste Praktiken, z.B. Visuelles Management in der Verwaltung.
  3. Wir wissen, wie nachhaltig erfolgreiche Lean Anwendungen (im "leidigen Tagesgeschäft") funktionieren und daher können wir auch die Erfolgskriterien in den Bereich Verwaltung übertragen und mitbringen.
  4. Die Kunst liegt im "Schaltplan", wie die einzelnen Elemente zusammengebaut werden müssen.
  5. Wir wenden Change Management gezielt und professionell an.

Sprechen Sie uns gerne zu einer Fachberatung Lean Administration an.

Wir sind doch schon "lean" oder etwa nicht? Eine Einschätzung über folgenden Link...

Einstieg und Nutzung von Lean Administration

Lean Office | Lean Administration: Ein Einstieg

Lean Management in der Verwaltung / Lean Office

Gesellschaften, die nach dem Lean Management-Ansatz operieren, sind überwiegend Branchenführer und glänzen gegenüber vergleichbaren Unternehmen mit deutlich höherer Produktivität, schnelleren Reaktions- und Durchlaufzeiten sowie besserer Qualität. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass in den indirekten Bereichen signifikante Kostenpotenziale liegen und mitdem Lean Ansatz aktiviert werden können.

Effiziente und schlanke Verwaltung: Die indirekten Bereiche: Ein "Schlaraffenland für Verbesserungspotenziale"

Lean Administration – Effiziente und schlanke Verwaltung

Kunden langfristig über hohen Nutzen und einzigartigen Wertbeitrag binden, Wirtschaftlichkeit und Liefertreue der eigenen Funktionen steigern, Durchlaufzeiten der zentralen Geschäftsprozesse verkürzen – all dies sind typische Schlüsselziele, die auch die Unternehmensleistung widerspiegeln. Diese Faktoren dienen dem Management dazu, Unternehmensprozesse zu bewerten und auf ihre Effektivität und Wirtschaftlichkeit hin zu steuern.

Ein Ansatz, der einen entscheidenden Beitrag zur positiven Entwicklung der oben genannten Kennzahlen und der Dienstleistungseffizienz leistet, ist Lean Thinking (dt.: schlankes Denken heißt in etwa Prozesse ohne Verschwendung anstreben und methodisch erreichen).

Ursprünglich im Wesentlichen auf die Automobilindustrie und ihre Zulieferer begrenzt, findet das Konzept des Lean Management mittlerweile branchen- und organisationsübergreifend Anwendung. Während die Werkzeuge des Lean Production darauf abzielen, Produktionsprozesse wertschöpfungs-orientiert zu durchleuchten und zu optimieren, rückt nun das bisher immer noch oft unentdeckte Optimierungspotenzial der indirekten Bereiche (Büros und Verwaltung, Dienstleister) in den Vordergrund.

Unsere aktuellen Studien zeigen, dass zwischen 20 und 40 Prozent der Arbeitszeit verschwendet werden. Hier muss nur die e-mail-Bearbeitung („e-mail-Flut“) angesprochen werden und die Ausmaße der „Verschwendung“ werden direkt ersichtlich. Oft sind diese Potenziale aber nicht zahlenmäßig bekannt.

Die Werkzeuge und Konzepte des Lean Administration können sowohl in produzierenden ("lean manufacturing") als auch in reinen Dienstleistungsunternehmen und öffentlichen Verwaltungen angewendet werden. Administrative bzw. indirekte Prozesse finden sich in allen Abteilungen eines Unternehmens entlang der kompletten Lieferkette. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Schnittstellenproblematik, sei es zwischen einzelnen Abteilungen oder über Unternehmensgrenzen hinaus.

Wir kennen Lean Erfolge nicht aus den Fachbüchern, sondern aus der eigenen, zielsicheren Umsetzung

Unsere Berater haben jahrzehntelange Erfahrung in der praktischen und erfolgreichen Umsetzung von Lean auf der Senior- und Managementebene. Sie kennen das reale Führungsgeschäft.

Hinweis

Der Best Practice Workshop (Value Stream Mapping / Wertstromanalyse im Büro) führt zur drastischen Verbesserung der Durchlaufzeiten und Senkung der Prozesskosten. Sie erhalten Einblick, wie eine Wertstromanalyse im administrativen Bereich durchgeführt werden soll. Lernen Sie dieses wichtige Instrument der Lean Admin kennen und heben Sie mit diesem Werkzeug die bedeutenden Optimierungspotenziale in Ihren indirekten Bereichen.

Lean Institute (R) Haus für die schlanke Verwaltung

Die Erfolgsmethode für die schlanke Administration

Lean Institute: Lean Administration Best Practice!

Für Banken, Versicherungen, Dienstleister, Büros, indirekte Produktionsbereiche (Logistik, Personal / HR, Qualitätsabteilung, Marketing, Vertrieb, Engineering, Planung, etc.) im wesentlichen als Lean Training oder e-Learning:

Kernnutzen des Lean Administration System ist:

  • Schnelle Prozesse
  • Reduzierung der Durchlaufzeiten
  • Reduzierung der Rückläuferquote in Büroprozessen
  • Identifikation der Engpässe, Constraints
  • Fokussierung der Teams auf die Geschäftsziele
  • Identifikation der Hauptverbesserungsmöglichkeiten
  • Gesamtsicht zur Diagnose der Abteilung
  • Erreichung eines optimierten Vorgangsflusses
  • Erhöhung der Wertschöpfung in der Verwaltung und dadurch:
  • SENKUNG DER GEMEINKOSTEN, OVERHEAD-KOSTEN UND INDIREKTEN KOSTEN =

LEAN IM VERTRIEB: HOCHEISTUNGSORGANISATION LEAN SALES

Ein innovatives, einzigartiges Produkt des Lean Institute (R) mit exzellentem Nutzen durch:

  • Vertriebsgemeinkosten reduzieren
  • Auftragseingang steigern, Umsatz steigern
  • Trefferquote steigern
  • Transparente Prozesse im Vertrieb
  • Vertriebsproduktivität messen und verbessern
  • Standards al Beste Praktiken definieren und wiederverwenden
  • Abhängigkeiten zu "Vertriebseigenbrödlern" reduzieren

Mehr Informationen finden Sie hier Lean Sales >>

 

HÖHERE PROFITABILITÄT

Erreicht wird diese Optimierung durch die Lean Administration Werkzeuge und:

  • Aufnahme der Geschäftsprozesse für einen relevanten Kernvorgang
  • Verständnis des Prozesses zwecks Ableitung qualifizierter Aussagen
  • Darstellung des Abteilungsprozesses im Value Stream (Current State Map, Ist-Zustand)
  • Analyse der Verschwendung im Geschäftsprozess (Prozess Mapping)
  • Darstellung der Schlüssel-Kennzahlen, Lean Metriken (First Pass Yield, Prozesskosten, Produktivierung, 
  • Durchlaufzeiten, Prozesszeiten, Anzahl Teams, etc.)
  • Entwicklung des Abteilungsprozesses zum Sollzustand Value Stream (Future State Map, Soll-Zustand)
  • Auswahl der richtigen Lean Werkzeuge (z.B. Schnelle Prozesse, 5S, Poka Yoke, Mitarbeiter-Auslastung, 
  • Kanban, Office Flow (Vorgangsfluss), etc.)
  • Fokussierte Umsetzung der Lean Methoden am Werttreiber
  • Optimierung der gesamten Abteilung aus Geschäftsführungssicht, Betriebsleitungssicht

Konfigurieren Sie Ihr Lean Administration System, statt teurer Neuentwicklungen:

Die Trainingsbausteine können zu einem individuellen Trainingsplan für die Führung (Lean Office     Management), den Projektverantwortlichen (Lean Administration Advisor), den Prozessbegleiter     (Lean Change Agent) konfiguriert werden.

Firmenspezifische Lösungen und Konfigurationen/Zusammenstellungen bieten wir gerne an!

ALLE PRAXIS-TRAININGS AUS REALEN PROJEKTEN !
DAS RAD NICHT NEU ERFINDEN !!!

Eindeutige Savings durch Lean Administration

Wir sagen Ihnen was Sie mit Lean Administration in € konkret einsparen können.

 Terminanfrage: Sprechen Sie uns an, wenn wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Prozesse kostengünstiger, effizienter und besser machen sollen. Wir bringen
praktische Expertise zum direkten Einsatz mit.
 

Auszug aus unseren "Besten Praktiken / Ideenbaukasten ür die schlanke Verwaltung" und die Berechnung der Einsparpotenziale.

 

Kostenpotenziale durch Lean Administration; Nutzung unseres Lean Administration Ideenbaukastens
Vergleich der Werkzeuge aus Lean Production und Lean Administration

Lean Administration Glossar

Lean Administration Glossar (A-Z)

 

Wir haben nun auch unser Lean Taschenbuch Überblick der wichtigsten Werkzeuge und Begriffe für Lean Administration erstellt.

Die Lean Administration Begriffe werden kompakt, verständlich dargestellt und mit Tabellen, Grafiken illustriert. Sicherlich finden Sie auch den von Ihnen recherchierten Begriff:

 

 

3 Mu (Muda, Mura, Muri);5 M / Mensch – Maschine – Material – Methode - Management;5 W / 5 mal Warum;5S (5A): 5 Schlüssel für Ordnung und Systematik;7+1 Arten der Verschwendung Produktion;7+X Arten der Verschwendung Administration;8 Schritte der standardisierten Problemlösung;8D Bericht;A3 Bericht;ABC-Analyse;Andon (Andon Boards);Audit;Auftragsdurchlaufzeit;Auftragslaufkarte;Auftragsstrukturanalyse;Auto Replenishment;Autonomation (??);Balanced Scorecard  (BSC);Baukasten-Prinzip;Benchmarking;Bestände;Bestandsmanagement;BPR – Business Process Reengineering;Chaku-Chaku-Straße;CSL- Customer Service Level;DMAIC;DTD  Dock-to-Dock;Durchlaufzeit;E-Learning;Engpass;Failure Reporting and Corrective Action System (FRACAS);Fertigungsdurchlaufzeit (F-DLZ);Fließprinzip (Fluss - Flow);FPY First Pass Yield;FQ - Fehlerquote;FTT First Time Through;FZ - Fehlerbearbeitungszeit;Gehe an den Ort des Geschehens: Go to Gemba!;Gemba;Genchi genbutsu – Fasse das Problem an;Geschäftsprozess;GMP - Good Manufacturing Practice;GPM – Geschäftsprozessmodellierung;GPO - Geschäftsprozessoptimierung;Gruppenarbeit, Gruppenbesprechung;HA - Herstellanweisung;Hanedasi;Heijunka – Produktionsglättung (Level Load);Heijunka - Tafel;Hidden Factory;HP;Informationssicherheit;Innovation;Inventory;IPC – In process control;ISA - Informationsstrukturanalyse;Ishikawa-Diagramm - Fischgrätendiagramm;Jidoka;JIS – Just In Sequence;JIT – Just ln Time;JTJ – Job to Job;Kaikaku;Kaizen;Kamishibai;Kanban;Kapitalbindung;Kennzahlen;Kennzahlensystem;Kernkompetenz;Kundenbedarfsrate (KBR);KVP – Workshop (Kaizen Week);LEAN;Lean Administration;Lean Administration Green Belt;Lean Administration Professional;Lean Administration System - Schlankes Administrationssystem;Lean Excellence;Lean Office;Lean Prinzipien von Toyota;Lean Production System - Schlankes Produktionssystem;Lean Thinking oder die 5+ Lean Prinzipien;LEAN Transformation;Lieferbeschaffenheit;Lieferfähigkeit;Lieferflexibilität;Lieferqualität;Lieferzeit;Lieferzuverlässigkeit;Line Clearance;Losgröße;LZ - Liegezeit;Make to Order (MTO);Make to Order (MTO);Make to Stock (MTS);Makigami Analyse;Management Review;Marktplatz;Masterplan (Master Schedule);Material Usage Variance (MUV);Methoden des Lean Administration System;Monozukuri;Months on hand - MOH;MSA - Meetingstrukturanalyse;MTBF - Mean Time between Failure;MTTR - Mean Time to Repair;Muda;One Piece Flow;Organisationsstrukturanalyse;Overall Equipment Effectiveness - OEE;PA;PCAR;PDCA;PLB;PO - purchase order;Poka Yoke;Policy Deployment;Problem Solving Support;Problemlösungsbericht - PLB;Projekt;Prozess;Prozess – Struktur – Matrix;Prozessanalyse;Prozessbestätigung (engl.: Process Confirmation);Prozessfähigkeit, Prozessbeherrschung;Prozesskarte;Prüfprotokoll - PP;Pull-Prinzip;Push-Prinzip;PZ – Prozesszeit;QPS - Quality Process System;Quick Change Over - QCO;Red Tag und Rote Zone;Reichweite;RQ - Rückfragequote;RZ - Rückfragezeit;Scorecard - Kennzahlenblatt;SIPOC – Supplier Input Process Output Customer;Six Sigma;SMED - Single Minute Exchange of Dies;SOP - Standard Operating Procedure;Standard;Standardisiertes Arbeiten: WAS, OIS, WES, WBB;Steering Board - Lenkungskreis;Steering Committee - Steuerkreis;Supermarkt;Swimlane;Synchrones Produktionssystem (SPS);SZ - Systemzeit;Taktzeit und Zykluszeit;Teamtafel / Gruppenarbeitstafel;Technische Anlagenverfügbarkeit;TIM WOOD: Verschwendungen;T-Karten-System;TPM – Total Productive Maintenance;TPM – Total Productive Maintenance im Office;TPS - Toyota Production System;TQM Total Quality Management;TSA - Tätigkeitsstrukturanalyse;U-Form / U-Zelle;Umrüsten / Rüsten;ÜZ - Übergangszeit;Value Stream;Value Stream Current State Map;Value Stream Future State Map;Verschwendung;Vision;Visual Factory;Visual Management;Visual Metrics;Visuelle Fabrik;Visuelles Management;VoC - Voice oft he customer;VSM Value Stream Mapping;Wertespiegel / Work Balance Boards (WBB);Wertschöpfung;Wertschöpfungskette;Wertstromanalyse;WIP Work in process;X – Matrix;XYZ-ANALYSE;Yamazumi - Austaktung;Ziele - Objectives;Zykluszeit – Cycle Time;;