5S - EDV - Effizienter Umgang mit e-mails

Sichtbare und versteckte Potenziale: EDV-Systeme e-mail-Flut

Suchen von Dokumenten / E-Mail-Flut / Suchen von Dateien

Natür­lich liegen die be­deu­ten­deren Po­ten­ziale in der Verwaltung heute im Um­feld der elektro­­nischen Dateien, der EDV und auch bei der Kommunikation mit e-mails (elektro­nische Kor­res­pon­denz).

  • Suchen von Dateien
  • Bearbeitung von e-mails
  • Bearbeitung unerwünschter oder unnötiger e-mails
  • Qualität der elektronischen Korrespondenz
  • Bedienung komplexer Software / Geräte
  • Unterschiedliche Standards bei Dateinamen
  • ...

Die Zeit verrinnt - die Arbeitsbelastung steigt - die Leistung sinkt

Mitarbeiter beschweren sich auf Grund von Überlastung: Ursache: Versteckte Ineffizienz

Häufig verlieren Mitarbeiter im Tagesgeschehen im Umfeld der Datenverarbeitung (EDV) Zeit, viel Zeit für:

  • Suchen von elektronischen Dokumenten, Dateien
  • Suchen von elektronischen Vorgängen / Ordnern
  • Suchen von elektronischen Katalogdaten
  • ...

Dies steigert die Arbeitsbelastung ("Stress") aber reduziert die Arbeitsleistung. Oft ist die Ursache für "ich habe keine Zeit", "was soll ich noch alles tun..." gar nicht bekannt. Unsere Erfahrungswerte und Kundenbefragungen zeigen:

Jeder Mitarbeiter verliert pro Tag ca. 20-30 Minuten durch Suchen von Dingen, Dokumenten, Dateien. Dies sind p.a. 100 Arbeitsstunden (240 AT); entspricht ganzen 2,5 Arbeitswochen (40h-Woche)...

Mit 5S Office / 5S Workshop im Büro kann gegengesteuert werden. Mit der täglich bei allen Mitarbeitern gewonnenen Zeit kön­nen Überstunden ab­ge­baut werden, Prozesse können sorgfältiger ausgeführt werden und Ihr Unternehmen hat mehr Zeit für Ihre Kunden.

Lean Werkzeug

5S für gemeinsam genutzte Datenverzeichnisse

e-mail Richtlinie

Effizienter Umgang in der elektronischen Korrespondenz ("E-Mail Flut stoppen !"): E-Mail Regeln und email-Richtlinie (Download)

Definition des Werkzeugs

Ziel von 5S im EDV-Bereich ist es, durch ein strukturiertes Ablagesystem von Dateien und Ordnern, lange Suchzeiten zu verringern und damit Stress zu vermeiden. Auch wird mehrmaliges Abspeichern (Kosten Speichermedien und Backup-Systeme...) durch gezieltes und einmaliges Ablegen vermieden. Auch im EDV-Bereich können die 5S-Schritte (Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren, Selbstdisziplin) erfolgreich angewendet werden und die Arbeitsabläufe positiv beeinflussen. Mit unserer Methode 5S für die Dateiverzeichnisse erreichen Sie eine positive Wirkung auf die Mitarbeiterproduktivität im Büro. Zudem wird der Aspekt der Informationssicherheit durch eine strukturierte und benutzergerechte Ablage von Dateien unterstützt.

Nutzen des Werkzeugs
  • Schnellerer Zugriff auf oft genutzte Dateien (Reduzierung Suchzeiten)
  • Vereinheitlichung der Namensgebung der Dateien und damit bessere Rückverfolgbarkeit
  • Erleichtern der Arbeiten durch transparente Abläufe für Sie selbst und für alle Nutzer des "gemeinsamen Laufwerks"
  • Verwechslungen von Dateien/Untermischungen werden reduziert
  • Fehlsendungen von Dateien werden reduziert
  • Unnötige Dateien/Ordner werden "archiviert" oder vernichtet
  • Schaffung von Speicherplatz und Arbeitsspeicher am eigenen PC und auch im Firmennetzwerk/Server
  • Schaffung von Standards zur regelmäßigen Datenträgerbereinigung und damit auch ein Beitrag zur Sicherheit der Arbeits-PCs und Abwehr von Viren/Trojaner etc.
Werkzeug Icon
5S im Büro 5S Office Mehr Effizienz im Büro mit 5S
Beschreibung der Dienstleistung 5S Büro Workshop
Projekterfahrungen

Referenzen/Use Cases

  • Chemie
  • Marketing
  • Dienstleistungsabteilungen
  • Engineering
Tools, Templates, Checklisten, Richtlinien vorhanden?

Ja

Als Schulungs-PDF kaufen?

Ja

Verfügbare Sprachen
  • Deutsch
  • Englisch ("5S for IT-structures and file systems")
  • Italiano
  • Francais
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