5S im Büro - Mehr Effizienz im Büro

Sichtbare und versteckte Potenziale

Suchen von wichtigen Vorgängen

Wie sehen uns Kunden / Externe bei einem Besuch in unseren Büros? Wieviel Zeit ver­bringen wir im Büroalltag mit Suchen von Dingen, Dokumenten, Dateien? Haben Sie das mulmige Gefühl, dass auf Grund von Unordnung deutliche Poten­ziale zur Effi­zienz­verbesserung vorhanden sind? Dann sollten Sie handeln!

Mit 5S Office können unproduktive Such­­zeiten für Ordner, Hilfsmittel, Vorgänge, Dateien deutlich reduziert werden. Mit 5S Office wird die Außendarstellung ge­gen­­über Kunden / Gesellschaftern / Vor­ge­setz­ten deutlich verbessert. Mit 5S in der Verwaltung können Arbeitsbereiche zudem besser und flüssiger organisiert wer­den. Persön­licher Stress und Ärgernisse zwischen Abteilungen können stark ver­­ringert werden. „Alles hat seinen Platz und alles ist an seinen Platz!“

Dies ver­hindert „Suchen“ von Dokumenten, Ordnern, Vorgängen, Hilfsmitteln, etc..  Natür­lich liegen die be­deu­ten­deren Po­ten­ziale in der Verwaltung heute im Um­feld der elektro­­nischen Dateien, der EDV und auch bei der Kommunikation mit e-mails (elektro­nische Kor­res­pon­denz). Mit der täglich bei allen Mitarbeitern gewonnenen Zeit kön­nen Überstunden ab­ge­baut werden und Ihr Unternehmen hat mehr Zeit für Ihre Kunden. Weiterhin können Mietkosten abgebaut werden.

Sichtbare und versteckte Potenziale: EDV-Systeme

Suchen von Dokumenten / E-Mail-Flut / Suchen von Dateien

Natür­lich liegen die be­deu­ten­deren Po­ten­ziale in der Verwaltung heute im Um­feld der elektro­­nischen Dateien, der EDV und auch bei der Kommunikation mit e-mails (elektro­nische Kor­res­pon­denz).

  • Suchen von Dateien
  • Bearbeitung von e-mails
  • Qualität der elektronischen Korrespondenz
  • Bedienung komplexer Software / Geräte
  • Unterschiedliche Standards bei Dateinamen
  • ...

Die Zeit verrinnt - die Arbeitsbelastung steigt - die Leistung sinkt

Mitarbeiter beschweren sich auf Grund von Überlastung: Ursache: Versteckte Ineffizienz

Häufig verlieren Mitarbeiter im Tagesgeschehen Zeit, viel Zeit für:

  • Suchen von Dokumenten
  • Suchen von Vorgängen / Ordnern
  • Suchen von Richtlinien / Normen
  • ...

Dies steigert die Arbeitsbelastung ("Stress") aber reduziert die Arbeitsleistung. Oft ist die Ursache für "ich habe keine Zeit", "was soll ich noch alles tun..." gar nicht bekannt. Unsere Erfahrungswerte und Kundenbefragungen zeigen:

Jeder Mitarbeiter verliert pro Tag ca. 20-30 Minuten durch Suchen von Dingen, Dokumenten, Dateien. Dies sind p.a. 100 Arbeitsstunden (240 AT); entspricht ganzen 2,5 Arbeitswochen (40h-Woche)...

Mit 5S Office / 5S Workshop im Büro kann gegengesteuert werden. Mit der täglich bei allen Mitarbeitern gewonnenen Zeit kön­nen Überstunden ab­ge­baut werden, Prozesse können sorgfältiger ausgeführt werden und Ihr Unternehmen hat mehr Zeit für Ihre Kunden.

Lean Werkzeug

5S Büro / 5S Office  Mehr Ordnung im Büro / Mehr Effizienz in der Verwaltung

Definition des Werkzeugs

Ziel von 5S im Büro ist es, durch Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz die Qualität der Arbeitsleistung zu steigern und die Durchlaufzeiten der einzelnen Aufgaben deutlich zu verkürzen.

Durch die Abfolge der 5S (Sortieren, Systematisieren, Sauberkeit organisieren, Standardisieren, Selbstdisziplin) trennen Sie sich von unnötigem Ballast und befreien den Blick für das Wesentliche.

5S Office / 5S im Büro hat einen großen Nutzen

  • weniger Suchen von Dingen, Dokumenten, Dateien
  • verbesserte Effizienz
  • verbesserte Arbeitsorganisation
  • bessere Außendarstellung gegenüber Kunden, Investoren, Gesellschaftern
  • sichtbare Beherrschung der Prozesse
  • Verringerung von Fehlern
  • Verbesserung der Informationssicherheit / Datensicherheit
  • ...
Nutzen des Werkzeugs
  • Schaffen der Basis für fehlerfreie und effiziente Arbeitsabläufe
  • Identifikation der aktuellen und wichtigen Aufgaben fällt leichter
  • Fehler werden schneller erkannt
  • Nachhaltigkeit und kontinuierliche Verbesserung des Erreichten ist gesichert
  • Reduktion von phys. und geistiger Verschwendung:
    • Störungen und Unterbrechungen
    • Bewegung und Transport
    • Zusätzliche Arbeit und überflüssige Bestände
    • Such- und Wartezeiten
    • Risiken und Verärgerung

Werkzeug Icon
5S Workshop - Mehr Effizienz im Büro
Projekterfahrungen

Referenzen / Use Cases

  • Automobilindustrie
  • Automobilzulieferer
  • Pharmaindustrie
  • Medizintechnik
  • Elektronikindustrie
  • Nahrungs- und Genussmittelindustrie
  • Werkzeugbau
Kennen Sie das auch?
Workshop Checklisten Tools und Templates

Ja

Als Schulungs-PDF kaufen?

Ja

Verfügbare Sprachen
  • Deutsch
  • Englisch
Kontakt