5S Office / 5A im Büro Schulung / EDV / e-mails

5S in der Verwaltung: Einfach mehr Effizienz in den Geschäftsprozessen

5S / 5A Office: Nachhaltig und erfolgreich im Büro umsetzen mit dem Lean Institute Prozess

5S in der Verwaltung / 5S in den Büros

Viele Unternehmen haben 5S / 5A (Ordnung, Sauberkeit und Systematik) in der Fertigung mit Erfolg genutzt. Auf Grund des großen Erfolges wird 5S in administrativen Abläufen vermehrt eingesetzt. Mit 5S können auch unproduktive Suchzeiten für Ordner, Hilfsmittel, Vorgänge, Dateien deutlich reduziert werden.

Mit 5S in der Verwaltung können Arbeitsbereiche besser organisiert werden, die Außendarstellung bei Kundenbesuchen spürbar aufgewertet werden. Persönlicher Stress und Ärgernisse zwischen Abteilungen können stark verringert werden. „Alles hat seinen Platz und alles ist an seinen Platz!“ Dies verhindert „Suchen“ von Dokumenten, Ordnern, Vorgängen, Hilfsmitteln, etc.. Einige Unternehmen verstehen 5S im Büro als „Platz für den einen Kugelschreiber kennzeichnen“. Dies ist aber vollkommen falsch.

Natürlich liegen die bedeutenderen Potenziale in der Verwaltung im Umfeld der elektronischen Dateien, der EDV. und auch bei der Kommunikation mit e-mails (elektronische Korrespondenz).

Auch hier bietet 5S Office bedeutende Möglichkeiten Verschwendung zu verringern. Mit der täglich bei allen Mitarbeitern gewonnenen Zeit können Überstunden abgebaut werden und Ihr Unternehmen hat mehr Zeit für Ihre Kunden. Wie 5S in den Geschäftsprozessen praktisch funktioniert erfahren Sie in diesem Seminar.

5S im Büro | 5S Office

Schulung 5S im Büro | Office 5S: Mehr Effizienz und bessere Außendarstellung im Büro

Inhalte des einzigartigen Trainings: Büroorganisation und Effizienz im Büro mit 5S Office | 5S im Büro verbessern (Schulung)


•    5S Office Grundlagen (Ordnung, Sauberkeit, Systematik)
•    Zahlen, Daten, Fakten aus Benchmarks: wie groß ist das Potenzial?
•    5S im Büro: Praktische Beispiele und wirtschaftlicher Nutzen
o    Arbeitsplatz, in Gemeinschaftsbereiche, für die EDV / Dateiablage
•    Die 5S Office Schritte (Aussortieren, Setzen, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin)
•    Definition Rollen und Verantwortlichkeiten für die 5S Büro Umsetzung
•    5S für die elektronische Korrespondenz („e-mail Flut stoppen!“)
o    Richtlinien für eine effiziente e-mail Kommunikation
•    Dateinamenkonvention; strukturierte EDV-Ablage (Ordnerstruktur): „Dateien suchen stoppen!“
o    Richtlinien für eine sinnhafte Dateinamenfestlegung
•    Durchführung von 5S Workshops im Büro               
•    5S Checklisten als Grundlage für 5S Audits und 5S Office Kennzahlen
•    Zusammenfassung


e-mails effizient nutzen

Elektronische Korrespondenz: Schlank, effizient, gezielt

Natürlich liegen vermehrt Potenziale in der Verwaltung auch bei der Kommunikation mit e-mails (elektronische Korrespondenz).

Eine Vielzahl von Unternehmen haben vermehrt Schwierigkeiten die e-mail-Flut in den Griff zu bekommen.

  • Eine Vielzahl von Mitarbeitern haben das Gefühl die tägliche Arbeitszeit im Vorrang mit dem Abarbeiten von e-mails zu verbringen. Zudem werden Arbeitsabläufe fortlaufend durch stetig neu eintreffende Daten und Informationen „gestört“.
  • Neben den zusätzlich stetig steigenden Meetings wird, wie beschrieben, eine stetig steigende Datenmenge intern im Unternehmen verschickt. Auch von extern, z.B. von Kunden und Lieferanten, gelangen vielfältige, elektronische Informationen in das Unternehmen hinein und müssen bearbeitet werden.
    Paradoxon der modernen Zeiten:
  • Trotz der Datenflut beschweren sich alle Mitarbeiter: „Unser Problem in dieser Organisation ist die Kommunikation…“ „Wir werden wieder nicht informiert…“

Es besteht dringender Handlungsbedarf das Arbeiten mit emails zu organisieren Download E-Mail Richtlinie

 

Ort: Nur als inhouse-Veranstaltung